Virtueller Datenraum schafft Sicherheit und Vertraulichkeit

Panthermedia/Sergey Khakimullin
<

Einfach und transparent

Nicht selten werden bei Venture Capital-Investitionen tausende Schriftstücke von vielen Due Diligence-Spezialisten gleichzeitig auf Herz und Nieren geprüft. Meistens handelt es sich bei den Investitionskandidaten um junge Unternehmen, die sich noch in der Entwicklungsphase befinden. Daher gibt es weniger Informationen und eine höhere Ungewissheit als bei etablierten Unternehmen. Mithilfe eines virtuellen Datenraumes können die komplexen und hochsensiblen Due Diligence-Prüfungen erheblich einfacher und transparenter gestaltet werden. Mehrere hundert Personen auf Investitionskandidaten- und Investorenseite haben dadurch gleichzeitig kontrolliert Zugang auf die für die Transaktion benötigten Dokumente.

Vertraulichkeit und Sicherheit

Die Gewährleistung von Vertraulichkeit und Sicherheit der relevanten Unterlagen ist während des Transaktionsprozesses entscheidender Garant dafür, dass eine Venture Capital-Investition erfolgreich durchgeführt werden kann. Hierfür ist der virtuelle Datenraum mit einem ausgefeilten Berechtigungskonzept ausgestattet. Dadurch ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen kontrollierten Zugang zu den transaktionsrelevanten Unterlagen wie Verträgen, Finanzdaten, Vollmachten, Berichten oder Unterlagen zu Kapitalmaßnahmen haben. Im sogenannten View only-Modus haben Investoren nur die Berechtigung, sich Dokumente anzusehen. Durch zusätzliche Autorisierung wird geregelt, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente auch drucken oder speichern darf. Vorteilhaft ist auch, wenn die komplexen Frage- und Antwortprozesse bei virtuellen Datenräumen über das integrierte Question & Answer-Tool (Q&A) strukturiert abgewickelt werdenird. Dadurch können Fragen direkt, wenn sie aufkommen, gestellt und unverzüglich von den richtigen – systemseitig zugewiesenen – Fachleuten beantwortet werden. Dies ermöglicht einen schlanken und nachhaltigen Kommunikationsfluss zwischen den involvierten Parteien.

Zeit- und Kosteneinsparungen

Neben Vertraulichkeits- und Sicherheitsaspekten zeichnet sich der virtuelle Datenraum vor allem durch anwenderfreundliche Handhabung und erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen aus. Über die Statusfunktionalität können die Dokumente, die im Datenraum im Drag & Drop-Verfahren abgelegt wurden, individuell als „gelesen“, „in Bearbeitung“ oder „geprüft“ gekennzeichnet werden. Auch die Teilung des Bildschirms zur parallelen Ansicht zweier Dokumente ist eine weitere anwenderfreundliche und zeitsparende Funktionalität. Durch den sogenannten Split Screen können zwei Dokumente, wie beispielsweise der Jahresabschluss von diesem und dem vergangenen Jahr, direkt am Bildschirm miteinander verglichen werden. Umfangreiche Suchfunktionen, in Verbindung mit einer strukturierten Indexierung, ermöglichen zudem das schnelle Auffinden der gewünschten Dokumente.

Evonik nutzt virtuellen Datenraum

Zahlreiche geschäftskritische Transaktionen, gerade auch im Bereich Private Equity, werden bereits mithilfe von virtuellen Datenräumen durchgeführt. Ein namhaftes Beispiel hierfür ist der Verkauf des Carbon Black-Geschäfts seitens Evonik an Rhône Capital. Dabei handelte es sich um einen der größten Private Equity-Deals in Westeuropa im Jahr 2011. Bei einem Umsatz von etwa 1,2 Mrd. EUR und rund 1.650 Mitarbeitern belief sich der Transaktionswert einschließlich zu übernehmender Verpflichtungen auf mehr als 900 Mio. EUR. Zur Durchführung der Transaktion wurde der virtuelle Datenraum von Data Room Services ausgewählt. Dieser ermöglicht den sicheren und nachhaltigen Austausch aller transaktionsrelevanten Daten. Zudem wurde der gesamte Frage- und Antwortprozess über die Q&A Management-Plattform durchgeführt.

Aktuelle Trends: Lifecycle-Konzept

In den letzten Jahren hat sich nach und nach der Trend durchgesetzt, den virtuellen Datenraum auch über die Transaktion hinaus zu nutzen. Bei permanenter Pflege des Datenraums sind die transaktionsrelevanten Daten stets auf dem aktuellen Stand. Dadurch können sie jederzeit, sobald sich beispielsweise eine neue Investitions- oder eine Verkaufsrunde anbahnt, ohne größeren Aufwand von den involvierten Parteien gleichzeitig genutzt und analysiert werden. Da Venture Targets in der Regel mehrere Runden bis zur Reife durchlaufen, bietet sich dieses Konzept hier besonders an.

Aktives Portfoliomanagement immer wichtiger

Eine permanente Datenpflege ist gerade in Zeiten eines volatilen Kapitalmarkt- und eines restriktiven Finanzierungsumfelds von großer Bedeutung. Laut der aktuellen Studie „European Private Equity Outlook 2012“ werden sich Private Equity-Investoren in den kommenden Monaten primär auf die Weiterentwicklung bestehender Beteiligungen konzentrieren. Gemäß der Untersuchung, die die Unternehmensberatung Roland Berger unter etwa 860 Finanzinvestoren durchgeführt hat, werden Neuinvestitionen in nächster Zeit nur eine marginale Rolle für die Branche spielen. Um bessere Preise beim Verkauf ihrer Portfoliounternehmen zu erzielen, müssen Beteiligungsgesellschaften die Unternehmen daher zunächst attraktiver gestalten. Das aktive Management der Portfoliounternehmen wird immer wichtiger.