Bildnachweis: (c) moss.
Speziell Start-ups stehen am Beginn vor vielen verschiedenen Herausforderungen, welche es zu meistern gibt. Damit man sich aber primär auf die Unternehmensidee selbst und die damit verbundene Umsetzung fokussieren kann, gibt es dank dem technologischen Fortschritt einige Möglichkeiten oder Tools dafür. Ein Beispiel hierfür wären sogenannte Mitarbeiterkarten.
Was zeichnet ein Startup-Unternehmen aus?
Start-ups sind junge Unternehmen, welche erst vor Kurzem gegründet worden sind und auf einer innovativen Idee aufbauen. Zudem weisen sie ein sehr hohes Wachstumspotential auf und die Finanzierung von solchen Unternehmen findet meist durch Privatinvestoren oder Crowdfunding statt. Die Schwierigkeiten von Start-ups liegen dabei meist, sich in einem jungen oder gar neuen Markt zu etablieren. Sollte dieser Schritt geschafft sein, befindet sich die Firma nicht mehr in der ersten Gründungsphase und gilt ab sofort nicht mehr als ein Startup-Unternehmen. Um diesen Prozess so gut es geht zu unterstützen, helfen Optimierungsverbesserungen und Effizienzsteigerungen, welche unter anderem durch Mitarbeiterkarten ermöglicht werden. Die Einbindung in das Unternehmen erfolgt mit der Verknüpfung des Geschäftskontos mit einem Firmenkreditkartenanbieter, wie beispielsweise Moss.
Was sind Mitarbeiterkarten?
Unter diesem Ausdruck versteht man prinzipiell Firmenkreditkarten. Da vor allem Startup-Unternehmen meist nur wenige davon besitzen, stellen sich finanzielle Abwicklungen manchmal als ziemlich schwierig heraus. Daher spricht man von Mitarbeiterkarten, wenn die Firmenkreditkarten speziell für Angestellte angefordert werden.
Allgemein kann man sich zwischen Debit- und Kreditkarten entscheiden. Wenn man es als Unternehmer bevorzugt, alle Zahlungen gesammelt einmal monatlich vom Geschäftskonto abgebucht zu bekommen, sollte man sich für eine Kreditkarte entscheiden. Denn bei Debitkarten werden sämtliche Transaktionen umgehend abgezogen.
Ebenfalls besteht die Option, Mitarbeiterkarten an den Verwendungszweck anzupassen. Damit wiederkehrende Zahlungen ermöglicht werden können, werden die Karten monatlich mit dem festgelegten Betrag aufgeladen. Dies bietet sich vor allem für Marketingkosten oder Abonnementbegleichungen an. Sollte eine einmalige Zahlung der Zweck einer Mitarbeiterkarte sein, wird diese sofort nach Vollendung der Transaktion gesperrt. So wird gleichzeitig ein Schutz vor Kartenbetrug und -missbrauch geboten.
Welche Vorteile werden geboten?
Mitarbeiterkarten steigern nicht nur die Effizienz bezüglich der Finanzverwaltung innerhalb eines Start-ups, sondern bieten auch einen besseren Überblick über getätigte Zahlungen sowie weitere positive Aspekte.
Mitarbeiterbindung durch mehr Verantwortung
Mit dem Erhalt einer Mitarbeiterkarte haben Angestellte nun einen beschränkten Zugriff auf das Geschäftskonto. Dadurch erlangen sie mehr Selbstständigkeit, Eigenverantwortung und Handlungsfreiheiten, was sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken kann. Des Weiteren kann mit der Verwendung von Firmenkreditkarten einiges an Zeit eingespart werden. Denn das Anfragen, Weiterleiten und Abwarten auf die Bestätigung einer Zahlung erübrigt sich nun und die freigewordene Zeit kann für anderweitige Tätigkeiten eingesetzt werden.
Keine privaten Barauslagen durch Spesen mehr
Erledigungen und Beschaffungen, mit denen Mitarbeiter für das Startup-Unternehmen beauftragt werden, erleichtern sich mit der Einführung der Firmenkreditkarten ebenfalls. Denn bisher war es üblich, dem Zuständigen die Geschäftskarte auszuhändigen oder ihn aus privater Tasche zahlen zu lassen. Das Haftungsrisiko, welches dabei mitspielt, als auch die mühsame Kostenrückerstattung der Spesen erübrigen sich nun. Denn Mitarbeiterkarten gibt es in einer virtuellen Form, welche sich besonders für online Zahlungen und Bestellungen eignet, als auch in einem physischen Format. Diese kann überall mitgenommen werden und es kommt somit zu keinen privaten Barauslagen mehr.
Einfachere Gestaltung von Dienstreisen
Da Mitarbeiterkarten ebenfalls die Flexibilität in einem Start-up fördert, fällt die Planung von Geschäftsreisen wesentlich einfacher. Denn in Form einer Scheckkarte sind sie stets dabei. Das gesetzte Limit kann vom zuständigen Admin online ganz leicht verändert werden und somit erhält der Dienstreisende die Möglichkeit, Entscheidungen und Zahlungen vor Ort zu treffen, bezogen auf eventuelle Meeting-Kosten, dem Verpflegungsmehraufwand, öffentliche Transportmittel und vieles mehr. Eine aufwendige und detaillierte Planung im Voraus wird dadurch nicht mehr benötigt. Auch hier fallen wieder keine Spesen aus privaten Barauslagen an und es kann ganz eindeutig zwischen privaten und unternehmensbezogenen Ausgaben unterschieden werden.
Lückenlose Buchhaltung dank digitalen Belegen
Die bürokratische Verwaltung von sämtlichen Belegen erleichtert sich dank der gebotenen Digitalisierung von Mitarbeiterkarten. Jegliche Zahlungen werden mit Echtzeitdatenverarbeitung abgewickelt und so erhält jeder Angestellte umgehend eine Erinnerung an das Einreichen des Beleges in die dazugehörige App. So wird das Risiko von fehlenden Dokumenten reduziert und der Prozess gestaltet sich um einiges effizienter. Das ist auch für die Buchhaltung sehr vorteilhaft, da so eine lückenlose Buchführung ermöglicht wird. Sollten Belege dennoch fehlen, kann man den jeweiligen Angestellten direkt aufmerksam machen, da durch Firmenkreditkarten jede Zahlung dem verantwortlichen Mitarbeiter direkt zugeordnet wird. Um den Monatsabschluss zu vervollständigen, können alle Buchhaltungsdaten gesammelt an den Steuerberater weitergeleitet werden, welcher die Informationen dank dem DATEV-Format direkt in sein Programm übernehmen kann.
Fazit
Damit sich Startup-Unternehmer vollkommen auf ihre Firma und die Marktetablierung konzentrieren können, ist es ratsam auf gebotene Tools zurückzugreifen, welche Vorgänge vereinfachen und dadurch die Effizienz verbessern. Mitarbeiterkarten steigern die Übersicht in einem Unternehmen, erhöhen die Flexibilität und fördern somit ein besseres Wachstum, speziell für junge Unternehmen.
Zur Autorin:
Lea liebt das Verfassen von Texten im Finanzbereich, insbesondere wenn es sich dabei umkomplexe Payment-Thematiken handelt. Dies ist auf ihre Ausbildung sowie dem persönlichen Interesse zurückzuführen. Am liebsten testet sie auch jegliche Tools von diversen Anbietern, um den Markt sowie auch die neuen Trends immer im Blick zu behalten.
+++ sponsored post +++
