Bildnachweis: Kelly Sikkema.

Eine Finanzierungsrunde soll einem Start-up ausreichend Zeit verschaffen, um die nächsten relevanten Meilensteine zu erreichen. Dennoch leiten viele Gründer ihren Kapitalbedarf vor allem aus einer groben Umsatzplanung, den aktuellen Fixkosten und einer gewünschten Reichweite ab. Diese Vorgehensweise greift zu kurz, da insbesondere der geplante Teamaufbau zahlreiche Kosten verursacht, die über das vereinbarte Bruttogehalt hinausgehen.

Eine belastbare Finanzplanung muss deshalb zeigen, welche Mitarbeiter das Unternehmen benötigt, wann die einzelnen Einstellungen erfolgen und welchen Beitrag jede Position zur angestrebten Entwicklung leistet. Erst auf dieser Grundlage lässt sich bestimmen, wie hoch die Finanzierungsrunde tatsächlich ausfallen sollte.

Meilensteine bestimmen den Finanzierungsbedarf

Ausgangspunkt der Planung sollte nicht die Frage sein, wie viel Kapital sich möglicherweise einwerben lässt. Entscheidend ist, welches operative Ziel das Start-up mit der nächsten Runde erreichen muss. Je nach Geschäftsmodell kann es darum gehen, ein marktfähiges Produkt fertigzustellen, wiederkehrende Umsätze aufzubauen, regulatorische Voraussetzungen zu erfüllen oder die Expansion in weitere Märkte vorzubereiten.

Gründer sollten anschließend rückwärts planen und festlegen, welche Ressourcen bis zu diesem Meilenstein erforderlich sind. Dabei zeigt sich häufig, dass ein pauschaler Planungshorizont von zwölf oder 18 Monaten nicht ausreicht. Verzögerungen bei der Produktentwicklung, längere Vertriebszyklen oder eine schwächere Marktnachfrage können dazu führen, dass die vorhandene Liquidität früher als erwartet unter Druck gerät.

Eine angemessene Sicherheitsreserve gehört daher in jede Finanzierungsplanung. Sie darf allerdings nicht als beliebiger Aufschlag erscheinen. Investoren erwarten, dass Gründer erläutern können, welche Risiken berücksichtigt sind und anhand welcher Annahmen die Reserve berechnet wurde.

Personalkosten realistisch kalkulieren

Der Teamaufbau zählt bei vielen Start-ups zu den größten Kostenblöcken. Nach dem Startup Report 2025 von Bitkom lag die durchschnittliche Beschäftigtenzahl der befragten deutschen Tech-Start-ups bei rund 13 Mitarbeitern. Gleichzeitig bezifferten Start-ups mit Kapitalbedarf ihren durchschnittlichen Bedarf an Wagniskapital für die kommenden zwei Jahre auf 2,5 Millionen Euro. Die Befragung ist nicht repräsentativ, liefert aber ein aussagekräftiges Bild davon, welche finanzielle Bedeutung Wachstum und Personalaufbau besitzen.

Für die Budgetierung genügt es nicht, die monatlichen Bruttogehälter zu addieren. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, variable Vergütungen, Recruitingkosten, Arbeitsmittel, Softwarelizenzen, Weiterbildungen und mögliche Abfindungs- oder Vertragskosten beeinflussen den tatsächlichen Kapitalbedarf ebenfalls. Hinzu kommen zeitliche Effekte, da offene Stellen häufig später besetzt sind als geplant, während spezialisierte Fachkräfte unter Umständen höhere Gehaltsforderungen stellen.

Bei der Planung neuer Stellen sollten Gründer das vereinbarte Bruttogehalt und die
Nettobelastung für Beschäftigte berücksichtigen. Ein Brutto-Netto-Rechner hilft dabei,
auf Basis von Steuerklasse, Sozialabgaben und weiteren Faktoren einen
realistischen Nettolohn zu ermitteln. So lassen sich Gehaltsangebote transparenter
gestalten und Personalkosten fundierter in die Finanzplanung einbeziehen.

Jede Einstellung braucht eine wirtschaftliche Begründung

Ein umfangreicher Personalplan wirkt nicht automatisch überzeugend. Investoren achten darauf, ob die vorgesehenen Einstellungen zur Entwicklungsphase des Unternehmens passen. Ein junges Start-up benötigt beispielsweise nicht in jedem Funktionsbereich sofort eine vollständige Führungsstruktur. In vielen Fällen ist es wirtschaftlicher, einzelne Aufgaben zunächst durch Gründer, spezialisierte Dienstleister oder zeitlich begrenzte Fachkräfte abzudecken.

Für jede geplante Stelle sollten mindestens folgende Punkte dokumentiert sein:

• geplanter Einstellungszeitpunkt und voraussichtliche Besetzungsdauer
• vollständige monatliche Arbeitgeberkosten
• konkrete Aufgaben und Verantwortungsbereiche
• erwarteter Einfluss auf Produktentwicklung, Umsatz oder operative Stabilität
• Abhängigkeiten zu anderen Einstellungen und Unternehmenszielen
• mögliche Alternative, falls sich die Finanzierungsrunde verzögert

Diese Zuordnung verhindert, dass der Personalplan lediglich ambitioniertes Wachstum abbildet, ohne einen nachvollziehbaren Zusammenhang zu den finanzierten Meilensteinen herzustellen.

Drei Szenarien schaffen Transparenz

Eine realistische Kapitalbedarfsplanung basiert nicht auf einer einzigen Prognose. Gründer sollten mindestens ein Basisszenario, ein zurückhaltendes Szenario und ein Wachstumsszenario berechnen. Das Basisszenario bildet die wahrscheinlichste Entwicklung ab. Das zurückhaltende Szenario berücksichtigt beispielsweise langsamere Einstellungen, geringere Umsätze oder höhere Akquisitionskosten. Das Wachstumsszenario zeigt, welche zusätzlichen Mittel erforderlich sind, wenn das Unternehmen schneller skalieren kann.Die Szenarien sollten nicht nur unterschiedliche Umsatzwerte enthalten. Auch der Personalbestand, die Gehaltsentwicklung, der Marketingaufwand und die zeitliche Verteilung größerer Investitionen müssen angepasst sein. Dadurch erkennen Gründer frühzeitig, welche Kosten flexibel steuerbar sind und welche Verpflichtungen selbst bei einer ungünstigen Entwicklung bestehen bleiben.

Die Runway endet vor dem letzten Euro

Rechnerisch beschreibt die Runway den Zeitraum, in dem ein Start-up seine laufenden Ausgaben aus der vorhandenen Liquidität finanzieren kann. Für die Planung der nächsten Finanzierungsrunde ist jedoch nicht der Zeitpunkt entscheidend, an dem das Konto nahezu leer ist. Die Vorbereitung einer Runde, die Ansprache geeigneter Investoren, die Prüfung der Unterlagen und die Vertragsverhandlung können mehrere Monate beanspruchen.

Der Kapitalbedarf sollte deshalb so bemessen sein, dass das Unternehmen den nächsten Finanzierungsprozess aus einer stabilen Position beginnen kann. Sinkende Liquiditätsreserven schwächen dagegen die Verhandlungsmacht und erhöhen den Druck, ungünstige Konditionen zu akzeptieren. Eine nachvollziehbare Planung verbindet daher den Personalaufbau, die operativen Meilensteine, die Sicherheitsreserve und den voraussichtlichen Beginn der nächsten Kapitalaufnahme zu einem konsistenten Gesamtmodell.