Einsatz virtueller Datenräume in Start-up-Unternehmen

Gründer zögern noch – kommuniziert wird meist über E-Mail

Virtueller Datenraum
Nur 16% der Start-ups, die im Rahmen einer von Netfiles beauftragten Studie befragt wurden, nutzen virtuelle Datenräume.
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Bildnachweis: ©Артем Голосенко – stock.adobe.com, Netfiles.

Schon in den frühen 2000-er Jahren konnte die Nutzung eines virtuellen Datenraums beim Investoren-Pitch und der späteren Zusammenarbeit mit Kapitalgebern eine unschätzbare Hilfe sein – sowohl im Hinblick auf die Effizienz bei der Bereitstellung aller wichtigen Informationen als auch in Bezug auf einen professionellen Auftritt gegenüber den Investoren. Es gibt mittlerweile einige Start-ups, die nicht mehr auf den Einsatz des virtuellen Datenraums verzichten können oder wollen. Vor diesem Hintergrund ist es interessant, zu sehen, wie verbreitet die Nutzung virtueller Datenräume in der Zusammenarbeit mit Investoren oder Kreditgebern bei Start-up-Unternehmen heute ist und welche Erfahrungen die Teams machen. Im Rahmen einer von Netfiles beauftragten Studie wurden dazu in den letzten Wochen mehr als 100 Fach- und Führungskräfte aus Start-up-Unternehmen in Deutschland befragt. Mittlerweile liegen die Ergebnisse vor.

Nur 16% der befragten jungen Unternehmen setzen einen virtuellen Datenraum in der Zusammenarbeit mit Investoren oder Kreditgebern ein. Dieses Ergebnis überrascht umso mehr, setzt man es in Beziehung zur Branchenzugehörigkeit der befragten Unternehmen. Mehr als 60% stammen aus der IT-/Internetbranche. Man hätte also davon ausgehen können, dass diese Unternehmen auch in der Kommunikation mit ihren Geldgebern auf ein gängiges IT-Tool wie einen virtuellen Datenraum setzen.

Das große Missverständnis

Von den Unternehmen, die einen virtuellen Datenraum einsetzen, gaben 63% an, dass sie Google Drive nutzen. Bei dieser Lösung handelt es sich allerdings nicht um eine virtuelle Datenraumlösung, sondern um einen klassischen Cloud-Speicher- bzw. File Hosting-Service. Diese Services sind jedoch weder funktional noch im Hinblick auf Sicherheitsstandards mit einer virtuellen Datenraumlösung vergleichbar. Virtuelle Datenräume bieten weit mehr Funktionalität und Sicherheit bei der Bereitstellung von vertraulichen Daten, als Cloud-Speicherdienste. Beispielsweise:
• Rollenbasierte Zugriffsrechte (Lesen, Download, Editieren) auf den virtuellen Datenraum und die dort abgelegten Dokumente
• Verschlüsselte Dateiablage der Dokumente im virtuellen Datenraum
• Umfangreiche Analyse- und Kontrollfunktionen aller Aktivitäten im Datenraum (z.B.
Nachverfolgung von Logins, Lesezugriffen, Uploads und Downloads)
• Zusätzlicher Schutz der Dokumente mit Wasserzeichen
• Schutz vor unerlaubtem Herunterladen oder Drucken von Dokumenten
• Automatische Versionierung von Dokumenten
• Q&A-Funktion zur strukturierten und nachvollziehbaren Abwicklung von Fragen potenzieller Investoren bzw. Käufer

Die gute alte E-Mail ist nicht tot zu kriegen

56% der befragten Start-up-Unternehmen, die keinen virtuellen Datenraum einsetzen, verwenden E-Mails bei der Kommunikation mit Investoren und Kapitalgebern. Damit landet die E-Mail auf dem ersten Platz der Alternativen zum virtuellen Datenraum. Gerade beim Austausch vieler unterschiedlicher Dokumente und Versionsständen, wie dies in der Kommunikation zwischen Start-ups und Kapitalgebern in der Regel der Fall ist, weist die E-Mail allerdings schnell deutliche Defizite im Vergleich zum virtuellen Datenraum auf. Diese liegen insbesondere in der Übersichtlichkeit, der Versionskontrolle sowie der Sicherheit und Vertraulichkeit.

Fazit

Das Ergebnis ist zum einen eine Überraschung für mich, da die Vorteile durch den Einsatz eines virtuellen Datenraums signifikant und eindeutig sind. Zum anderen ist es aber auch keine Überraschung, da bekannt ist, dass sich ein Start-up Unternehmen erfahrungsgemäß gerade in den ersten Jahren intensiv mit einer Vielzahl von anderen Themen beschäftigen muss, sodass der Einsatz von effizienten Tools leider oftmals verschoben oder gar vergessen wird. Jedoch führt spätestens bei der Due Diligence heute kein Weg mehr an einem virtuellen Datenraum vorbei, warum also nicht schon beim Investoren-Pitch einen Datenraum für die Bereitstellung des Businessplans und aller relevanten Daten nutzen. Das hilft dem Start-up, Zeit zu sparen und bietet potenziellen Investoren optimalen Überblick. Zudem kann man damit viel besser das Interesse potenzieller Geldgeber einschätzen, es macht einen ganz anderen Eindruck auf Investoren, ob schnell per Massen-Mail ein Businessplan versendet oder ein professioneller virtueller Datenraum eines europäischen Anbieters verwendet wird, dessen Einsatz die meisten Investoren aus ihrer täglichen Praxis bereits kennen und schätzen. Über den Investoren-Pitch und die erste Due Diligence hinaus, leistet ein virtueller Datenraum auch bei der weiteren Zusammenarbeit mit Kapitalgebern wertvolle Dienste. So können beispielsweise regelmäßige Businessreports und Kennzahlen sicher und effizient bereitgestellt werden. Aber auch beim standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch mit Kunden und Geschäftspartnern oder innerhalb von Projektteams ist heute der virtuelle Datenraum eine besonders sichere und effiziente Lösung. Dokumente können hier zentral und strukturiert abgelegt und gezielt über Zugriffsrechte Benutzergruppen für den Lesezugriff, Download und/oder zum Editieren zugänglich gemacht werden. Ein virtueller Datenraum bietet durch Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung, benutzerspezifische Zugriffsrechte, erweiterten Dokumentenschutz und eine lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten ein Höchstmaß an Sicherheit beim Datenaustausch.

Thomas Krempl
Thomas Krempl, Netfiles

Thomas Krempl ist Gründer und Geschäftsführer der netfiles GmbH (www.netfiles.com). Die Ergebnisse der Netfiles Trendstudie 2019 „Einsatz virtueller Datenräume bei der Zusammenarbeit zwischen Startup-Unternehmen und Investoren/Kreditgebern“ stehen ab sofort unter www.netfiles.com/trendstudie2019.pdf zum Download zur Verfügung.