Bildnachweis: netfiles GmbH, (c) Silke Dicker, VentureCapital Magazin, Pixabay.
netfiles zählt zu den Pionieren virtueller Datenräume und feiert 2025 sein 24-jähriges Bestehen. Gründer und Geschäftsführer Thomas Krempl spricht im Interview über technologische Meilensteine, steigende Anforderungen an Datensouveränität und die Zukunft von VDRs im Private Equity- und M&A-Umfeld.
VC Magazin: netfiles feiert in diesem Jahr sein 24-jähriges Bestehen. Erinnern Sie sich noch, was Sie damals zur Gründung bewegt hat?
Krempl: Meine Idee war es, die Nutzung und den Austausch von Daten und Dokumenten
über das Internet so schnell, sicher und einfach wie möglich zu machen – und das unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät. Das war damals alles andere als selbstverständlich! Schließlich wurden noch viele Briefe und Faxe verschickt. Hinzu kam, dass ich selbst schon längst angefangen hatte, ein papierloses Büro zu praktizieren. Da waren mir Faxe und Briefe natürlich ein Dorn im Auge. Mir war auch wichtig, eine Dienstleistung anzubieten, die Unternehmen mieten und entsprechend ihrem Bedarf bezahlen konnten, statt eine Software kaufen und auf eigenen Servern betreiben zu müssen. Die netfiles-Datenräume waren extrem einfach zu bedienen, und wir hatten bei Architektur und Entwicklung ein starkes Augenmerk auf die Performance. Deshalb konnten wir eine bemerkenswerte Performance bieten – was bei den damaligen geringen Internetbandbreiten eine absolute Ausnahme darstellte. All das hat dann viele Unternehmen und M&A-Berater überzeugt, netfiles für den Austausch von Due Diligence-Unterlagen zu nutzen. Und so konnten wir im Zusammenhang mit Unternehmens- und Immobilientransaktionen sukzessive immer mehr physische Datenräume ablösen, die ja mit Reisen und umständlichen manuellen Sondierungen in unbequemen kleinen Räumen verbunden waren.
VC Magazin: Wie hat sich der Markt für Datenräume in den letzten 24 Jahren verändert, welche technologischen Meilensteine haben Ihr Wachstum dabei besonders beeinflusst?
Krempl: In den frühen 2000er-Jahren hatten physische Datenräume noch eine relativ große Bedeutung, waren aber wie gesagt sehr zeitaufwendig und unflexibel. Die ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen (VDRs) konzentrierten sich noch auf das reine Dokumenten-Hosting und die Zugriffsverwaltung. netfiles hat aber von Anfang an zusätzlichen Fokus auf Sicherheit und Usability gelegt. Themen wie Verschlüsselung und biometrischer Login waren bereits 2008 ein Thema für uns, ebenso wie Audit-Trails. Deshalb haben wir von Beginn an umfangreiche Aktivitätsprotokolle angeboten. Ein Meilenstein war für uns die Q&A-Funktion, die wir 2013 eingeführt haben. Damit konnten direkt im Datenraum Fragen gestellt und beantwortet werden. Das war deutlich effizienter als das umständliche Hin und Her via E-Mails und wurde von unseren Kunden begeistert angenommen. 2014 haben wir dann eine Mobile App eingeführt, damit Nutzer noch bequemer von unterwegs auf ihre Dokumente zugreifen konnten. Seit 2021 können Videokonferenzen im Datenraum DSGVO-konform abgehalten werden, und seit 2022 lassen sich Textstellen direkt im Datenraum schwärzen sowie Dokumente und Dateien mit Annotationen versehen. Zunehmende Compliance-Anforderungen haben im Laufe der Zeit zum Beispiel zu einer ISO 27001-Zertifizierung geführt; seit 2021 haben wir als einer der wenigen Anbieter das BSI C5-Testat. Und seit 2024 können sich Nutzer auch mit dem Passkey-Verfahren in ihren Datenraum einloggen – für noch mehr Sicherheit und Komfort. Unsere jüngste Neuerung ist ein Online-Datenraum-Archiv, das wir Anfang dieses Jahres auf den Markt gebracht haben. Kunden können damit ihren Datenraum nach Abschluss einer Transaktion „einfrieren“ und so revisionssicher archivieren lassen.
VC Magazin: Wie haben sich die Anforderungen der Kunden – insbesondere aus dem Private Equity- und M&A-Umfeld – im Umgang mit sensiblen Daten in dieser Zeit verändert?
Krempl: Das Bewusstsein unserer Kunden ist über die Jahre definitiv gestiegen. Wo früher noch recht bedenkenlos vertrauliche Informationen per E-Mail versendet oder über eine beliebige Cloudspeicherlösung ausgetauscht wurden, schauen die meisten heute genauer hin – nicht zuletzt, weil sie um das Thema Datenschutz gar nicht mehr herumkommen und die Zunahme an Cyberangriffen und Industriespionage ihnen zu denken gibt. In den letzten Monaten ist allgemein der Ruf nach Datensouveränität lauter geworden, also der Fähigkeit von Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten zu behalten und selbst darüber zu verfügen. Der M&A-Bereich hinkt unserer Erfahrung nach hier noch etwas hinterher. Dabei sollte Datensouveränität längst ein strategisches Auswahlkriterium für Datenräume sein. Sie ist gerade im Umgang mit hochsensiblen Informationen unverzichtbar: Denn wer sich für einen US-amerikanischen VDR-Anbieter entscheidet, läuft Gefahr, dass dieser die Kundendaten auf Anfrage amerikanischer Behörden herausgeben muss – selbst wenn die Daten in deutschen oder europäischen Rechenzentren gespeichert sind.
VC Magazin: Worauf sollten Investoren bei der Auswahl des Datenraumanbieters besonders achten?
Krempl: Wie eben angesprochen, ist es in puncto Datensouveränität wichtig, einen deutschen oder europäischen Anbieter zu wählen. Konkret heißt das: Nicht nur der Anbieter selbst, sondern auch der Mutterkonzern muss seinen Sitz in Deutschland oder der EU haben. Des Weiteren sollten Investoren auf Sicherheitsaspekte achten: Wie werden die Daten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust geschützt? Verfügt der Anbieter über unabhängige ISO-Zertifizierungen und kann er Testate wie BSI C5 und SOC 2 vorweisen? Ein VDR sollte außerdem schnell einzurichten und intuitiv zu bedienen sein, damit Administratoren und Nutzer ohne Schulung oder mühsame Einarbeitungszeit klarkommen. Hier hilft es, wenn der VDR nicht mit unnötigen Features überladen ist, sondern all das bietet, was im Tagesgeschäft wirklich gefragt ist. Auch muss ein virtueller Datenraum schnell sein: etwa beim Up- und Download, beim Dokumenten-Listing und bei der Dokumentenanzeige. Ein weiterer Aspekt ist die Erfahrung des Anbieters. Wer die M&A-Transaktionen und Due Diligence seiner Kunden schon seit vielen Jahren begleitet, versteht deren Herausforderungen bestens. Investoren können davon ausgehen, dass sich dies in den Funktionen und der Gestaltung des Datenraums niedergeschlagen hat. Ebenfalls nicht zu unterschätzen sind Kundenservice und Support. In Zeiten, in denen man auf Websites oft keine Telefonnummern mehr findet und zum Kontakt via Chat oder E-Mail gezwungen ist, ist es nicht nur erfrischend, sondern auch viel zielführender, wenn man Service- und Supportmitarbeitende telefonisch schnell erreicht und Fragen in einem persönlichen Gespräch klären kann.
VC Magazin: Wie wird sich das Thema Datenraum in den nächsten Jahren entwickeln, welche Chancen, aber auch Herausforderungen sehen Sie?
Krempl: KI-Funktionen werden fester Bestandteil von virtuellen Datenräumen sein. Sie haben das Potenzial, Nutzer zu entlasten und die Due Diligence zu beschleunigen. Sie bergen aber auch Risiken – unter anderem, weil sie noch nicht genügend zuverlässig sind; denken wir nur an das viel beklagte Halluzinieren. Können Nutzer sich nicht auf die Ergebnisse verlassen, müssen diese manuell geprüft werden – und dadurch entstehen oft mehr Kosten, als durch KI eingespart werden. Gerade bei Transaktionen ist Zeit absolut kritisch und Fehler können fatale Folgen für einen Deal haben. Daher darf Technologie kein Selbstzweck sein. Sie muss zuverlässig, korrekt und einfach funktionieren. Viele Unternehmen gehen zu optimistisch an KI-Tools heran. Diesen Fehler möchten wir unbedingt vermeiden. Wir wollen Kunden nicht einfach neue „Hype-Features“ anbieten, sondern diese Funktionen müssen unseren und ihren Qualitätsansprüchen zu 100% genügen. Das heißt auch, dass wir Inhalte aus den Datenräumen unserer Kunden niemals an amerikanische KI-Anbieter zur Bearbeitung oder zum Trainieren ihrer KI-Modelle weiterleiten werden. Wir arbeiten intensiv an KI-Funktionen, wollen aber nichts überstürzen. Unser Anspruch ist, dass wir es wenn, dann richtig machen.
VC Magazin: Wenn Sie den Datenraum der Zukunft skizzieren müssten: Welche drei Eigenschaften wird er zwingend mitbringen müssen?
Krempl: Der Datenraum der Zukunft muss schnell, einfach und sicher sein. Das heißt,
er sollte schnell einzurichten und performant sein; er muss einfach zu bedienen sein; und er muss höchste Sicherheit gewährleisten. Das gilt selbstverständlich nicht nur für den Datenraum der Zukunft, sondern auch für den Datenraum von heute.
VC Magazin: Vielen Dank für das Gespräch.
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Über den Autor:
Thomas Krempl ist Geschäftsführer und Gründer der netfiles GmbH. Der studierte Informatiker war in mehreren großen IT-Firmen tätig, bevor er sich in den Anfangsjahren des Internets mit ersten eigenen Unternehmen selbstständig machte. 2001 gründete er mit netfiles einen der ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch.
