Bildnachweis: netfiles.
Virtuelle Datenräume sind heute weit mehr als digitale Dokumentenspeicher. Im Interview sprechen die beiden netfiles-Geschäftsführer Thomas Krempl und Patrick Reininger über 25 Jahre Marktentwicklung, den Einfluss von KI auf M&A-Prozesse, steigende Compliance-Anforderungen sowie die wachsende Bedeutung digitaler Souveränität und europäischer Cloud-Lösungen.
VC Magazin: Herr Krempl, netfiles feiert in diesem Jahr 25-jähriges Bestehen. Wenn Sie auf die vergangenen zweieinhalb Jahrzehnte zurückblicken: Welche Entwicklungen haben den Markt für virtuelle Datenräume und sicheren Datenaustausch am stärksten verändert?Krempl: Die Arbeitswelt ist heute eine völlig andere als bei der Firmengründung 2001. Damals wurden Geschäftsunterlagen meist mit der Post verschickt – und selbst vertrauliche Dokumente per Fax. Anwälte wie Investoren sind weit gereist, um in Büros unzählige Aktenordner zu wälzen. Heute arbeiten viele aus dem Homeoffice heraus und wollen schnell, ortsunabhängig und von jedem Endgerät auf Dokumente zugreifen. Das geht am besten mit einem Online-Datenraum. Die Zielsetzung ist heute wie damals allerdings dieselbe: vertrauliche Dokumente mit externen Partnern auszutauschen. Aber die Rahmenbedingungen haben sich geändert. Prozesse sind internationaler und damit komplexer geworden. Gleichzeitig sollen Transaktionen möglichst schnell abgewickelt werden. Und aufgrund der gestiegenen regulatorischen Anforderungen fallen mittlerweile deutlich mehr Daten an. All das stellt hohe Anforderungen an die Sicherheit und Vertraulichkeit eines virtuellen Datenraums, die wir sehr früh umgesetzt haben. Das hat dazu beigetragen, dass wir uns im M&A-Umfeld und bei Due Diligence-Prüfungen sehr gut etablieren konnten.
VC Magazin: Wie hat sich netfiles in dem Vierteljahrhundert weiterentwickelt, welche Einflüsse haben Ihr Geschäft besonders geprägt?
Krempl: Wir haben mit einem Online-Datenraum begonnen. Heute bieten wir eine ganze Produktfamilie für spezifische Anwendungsfälle an. Das reicht vom Datenraum, in dem Teammitglieder in Projekten zusammenarbeiten können, bis hin zu einem Dealroom für Mergers and Acquisitions (M&A) oder Finanzierungen. Darüber hinaus haben wir einen verschlüsselten Datentresor sowie eine Lösung für den sicheren Versand von Dateien und Ordnern. Zudem ist Compliance mehr und mehr ein Thema geworden. Die stärkere Regulierung und Regelwerke wie DSGVO, DORA oder NIS-2 treiben unsere Produktentwicklung immer wieder an. Die ISO 27001-Zertifizierung und das BSI-C5-Testat waren zentrale Meilensteine für netfiles. Beide Zertifizierungsstellen bestätigen, dass unsere Lösungen höchste Anforderungen an Datensicherheit und Systemverfügbarkeit erfüllen. Nur wenige andere Anbieter können ebenfalls beides vorweisen.
VC Magazin: Herr Reininger, Sie sind seit Anfang des Jahres Teil der Geschäftsführung mit Verantwortung für Marketing und Vertrieb. Welche Impulse möchten Sie für die strategische Weiterentwicklung von netfiles setzen, welche Pläne haben Sie?
Reininger: netfiles hat sich in den letzten Jahren im M&A-Bereich hervorragend positioniert. Mein Ziel ist es jetzt, netfiles breiter aufzustellen. Ich möchte unsere Datenraumlösungen noch stärker im deutschen Mittelstand positionieren. Die Plattform ist ausgereift und bietet eine sehr sichere Infrastruktur, strenge Zugriffskontrollen sowie Funktionen für gemeinsames Arbeiten in Echtzeit. Das braucht es nicht nur beim Kauf oder Verkauf eines Betriebs, sondern im Alltag jedes Mittelständlers – etwa bei Finanzierungen und Jahresabschlüssen oder der Nachfolgeregelung. Außerdem möchte ich Marketing und Vertrieb neu aufstellen. Wir haben in den letzten Jahren sehr stark auf persönliche Beziehungen gesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, unser Wachstum mit höherer Reichweite zu unterstützen.
VC Magazin: Der M&A-Markt hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert: Prozesse werden internationaler, komplexer und datenintensiver. Wie müssen sich Datenraumanbieter weiterentwickeln, um diesen Anforderungen gerecht zu werden?
Reininger: Die Datenmenge wächst rasant, und internationale Prozesse bringen mehr Beteiligte, zusätzliche Rechtsräume und höhere regulatorische Anforderungen mit sich. Wo sich Daten befinden und welchem Recht sie unterliegen, wird zunehmend selbst zum Verhandlungsthema. Das spielt europäischen Anbietern in die Karten. Komplexere Bieterstrukturen erfordern aber auch eine sehr granulare und gleichzeitig einfach nutzbare Rechtevergabe für parallele Due Diligence-Phasen. Die schiere Dokumentenmenge – heute oft inklusive IT-, ESG- und Cybersecurity-Unterlagen – lässt sich nur noch mit KI-gestützter Übersetzung, Suche und automatischen Zusammenfassungen bewältigen. Der Datenraum entwickelt sich damit vom reinen Speicherort zum aktiven Werkzeug. Er beschleunigt Prozesse, ohne Sicherheit und Vertraulichkeit zu gefährden.
VC Magazin: Datensicherheit und Compliance gelten inzwischen als strategische Themen in nahezu jedem Transaktionsprozess. Wo sehen Sie aktuell die größten Schwachstellen beim Austausch sensibler Unternehmensdaten?
Reininger: Geschäftsführung wie Mitarbeitende teilen sensible Dokumente oft mit ungeeigneten Mitteln. Sie werden als Dateianhang per E-Mail verschickt oder in einem Online-Speicher abgelegt, der für private Anwender und nicht für den B2B-Bereich ausgelegt ist. Hier ist es dann unmöglich, zu dokumentieren, welche Fassung eines Dokuments bei welcher Person gelandet ist oder wer etwas geändert hat. Genau das muss ein Unternehmen im Rahmen der Compliance aber nachweisen. Außerdem können Risiken für Haftung und Ruf entstehen, wenn bei einer Unternehmenstransaktion vertrauliche Inhalte an falsche Personen gelangen. Ein professioneller Datenraum erlaubt eine sehr detaillierte Rechtevergabe und protokolliert alle Vorgänge automatisch und revisionssicher.
VC Magazin: Viele Unternehmen diskutieren derzeit intensiv über digitale Souveränität und europäische Alternativen zu internationalen Plattformanbietern. Spüren Sie hier eine veränderte Nachfrage nach „Made and hosted in Germany-Lösungen“?
Reininger: Für viele Kunden ist der physische Speicherort der Daten inzwischen ein K.-o.-Kriterium. Einige Branchen ziehen Anbieter, deren Server außerhalb der EU stehen, nicht mehr ernsthaft in Betracht. Dazu gehören sicherheitsrelevante Bereiche wie die Verteidigung, Forschungseinrichtungen oder Industrieunternehmen, die ihre vertraulichen Entwicklungsprojekte schützen wollen. Dabei geht es gar nicht nur um den Standort des Rechenzentrums! Wer einen Anbieter mit einer Muttergesellschaft außerhalb der EU wählt, bewegt sich in einem anderen rechtlichen Rahmen. Er muss zum Beispiel damit rechnen, dass US-Behörden aufgrund des US Cloud Act unter bestimmten Umständen Zugriff auf die in Europa gespeicherten Daten einfordern. Das ist ein starkes Argument für „Made and hosted in Germany“. netfiles ist ein rein deutsches Unternehmen, entwickelt in Deutschland, und alle Daten liegen ausschließlich in hochsicheren deutschen Rechenzentren. Das schätzen unsere Kunden und gibt bei Interessenten zunehmend den Ausschlag.
VC Magazin: Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen: Welche Rolle werden virtuelle Datenräume in einer zunehmend KI-gestützten M&A- und Investmentwelt spielen? Worauf müssen Sie sich als Datenraumanbieter in Sachen KI einstellen?
Reininger: Mit KI wird der Online-Datenraum vom passiven Dokumentenspeicher zum aktiven Prozessbegleiter. In einer Due Diligence prüfen ganze Teams von Anwälten über Wochen Hunderte von Verträgen auf relevante Klauseln, identifizieren Risiken und suchen nach Abweichungen. Die KI leistet das in wenigen Stunden. Sie wird künftig auch beim Steuern von Transaktionen unterstützen, etwa durch intelligente Checklisten, das Prüfen auf Vollständigkeit und smarte Q&A-Prozesse. Immer vorausgesetzt, dass die Daten strukturiert und sicher gespeichert vorliegen – und dafür ist ein virtueller Datenraum der ideale Ort.
Krempl: Wir arbeiten sehr intensiv an KI-Funktionen, gehen dabei aber bewusst vorsichtig vor. Unsere Nutzer sollen sich voll und ganz auf die Ergebnisse der KI verlassen können. Wenn sie diese erst manuell prüfen müssen, ist der zeitliche Vorteil schnell dahin und KI kommt die Unternehmen teuer zu stehen. Gerade bei Transaktionen, in denen Zeit kritisch ist und Fehler gravierende Folgen haben können, darf Technologie kein Selbstzweck sein.
VC Magazin: Vielen Dank für das Gespräch.
Über die Interviewpartner:
Thomas Krempl ist Geschäftsführer und Gründer der netfiles GmbH. Der studierte Informatiker war in mehreren großen IT-Firmen tätig, bevor er sich in den Anfangsjahren des Internets mit ersten eigenen Unternehmen selbstständig machte. 2001 gründete er mit netfiles einen der ersten Anbieter von virtuellen Datenräumen für die effiziente Durchführung von Due Diligence und den sicheren standortübergreifenden Datenaustausch.
Patrick Reininger ist zweiter Geschäftsführer der netfiles GmbH und verantwortet die Bereiche Marketing und Vertrieb. Der erfahrene Manager verfügt über langjährige Expertise in digitaler Wertschöpfung, Unternehmensaufbau und Führung. Reininger wird für netfiles neue Märkte und Zielgruppen erschließen, strategische Kooperationen aufbauen und den internationalen Vertrieb im sicherheitskritischen, stark regulierten B2B-Umfeld vorantreiben.
